Dispense VERIFICATO
Dispense
Università degli studi di Firenze storia e tutela dei beni archeologici, artistici, archivistici e librari curriculum beni artistici 2018
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Di cosa parla
- Il documento, emanato dal Ministero dell'Interno italiano nel marzo 1897, fornisce istruzioni dettagliate per l'ordinamento e la tenuta degli archivi comunali.
- L'obiettivo è standardizzare le pratiche archivistiche per contrastare il disordine e l'inefficienza riscontrati nelle ispezioni, che causavano difficoltà nella ricerca e potenziali danni agli interessi comunali.
- **Sistema di Classificazione (Art. 1-3):**
- Ogni atto deve essere assegnato a una categoria d'archivio e registrato nel protocollo.
- Gli atti sono classificati in 15 categorie (Mod. A), divise in classi e fascicoli. Le categorie sono fisse, ma classi e fascicoli possono variare in numero.
- **Registro di Protocollo (Art. 4-8):**
- Il registro di protocollo (Mod. B) viene aperto il 1° gennaio e chiuso a fine anno.
- Tutte le carte, memorie e provvedimenti devono essere registrate con numero progressivo.
- Su ogni atto registrato deve essere trascritto il numero di registrazione accanto alla data di arrivo.
- Nuove carte relative a un affare già registrato vengono coordinate con il precedente richiamo.
- Per le mozioni d'ufficio, nella colonna della provenienza si scrive "d'ufficio".
- **Corrispondenza (Art. 5):** È regola trattare un solo affare per lettera per evitare confusione.
- **Indice Alfabetico (Art. 9-10):** Tutti gli affari del protocollo devono essere riportati in un indice alfabetico annuale (Mod. C) per facilitare la ricerca.
- **Fascicoli (Art. 11-14):**
- Per ogni affare si forma un fascicolo con atti ricevuti, minute spedite e studi, ordinati per data e numero.
- Per gli affari di personale, si crea un fascicolo per ogni persona.
- Ogni fascicolo ha una coperta (Mod. D) con indicazione di categoria, classe e numero d'ordine d'archivio, riportando i numeri di protocollo degli atti interni.
- Un elenco dei fascicoli (Mod. E) viene formato per ogni classe di affari.
- Gli atti nei fascicoli sono disposti con il più recente in cima.
- **Gestione degli Affari Correlati (Art. 15-16):**
- Gli atti personali che riguardano più persone vengono richiamati nei fascicoli individuali tramite annotazione.
- Un foglio di richiamo in ogni fascicolo indica le relazioni con altri fascicoli.
- I fascicoli collegati non devono essere uniti, ma devono fare reciproco riferimento.
- **Tipologie di Archivio (Art. 17-19):**
- Due archivi distinti: "corrente" per affari non compiuti e "di deposito" per affari definiti.
- Nel gennaio di ogni anno, i fascicoli di affari compiuti passano all'archivio di deposito.
- Gli archivi sono organizzati in compartimenti e caselle per categoria e classe.
- **Accesso e Controllo (Art. 20-22):**
- Nessun atto può uscire dagli archivi senza richiesta autorizzata.
- Un foglio di richiesta occupa il posto del documento rimosso.
- Ogni quindici giorni, l'Archivista presenta al Capo d'ufficio un elenco degli atti la cui trattazione risulta arretrata.
- **Protezione Speciale (Art. 23):** Atti di interesse patrimoniale (proprietà, crediti, ipoteche) e informazioni riservate sulle persone devono essere conservati in armadi chiusi o buste sigillate, sotto la responsabilità personale del Segretario.